一、信访工作的组织机构
为加强交通集团公司信访工作的领导，明确职责，成立交通集团公司信访工作领导小组：
组长：陈少峰
副组长：谭永照、龚润贤
成员：黄世洪、余卫雄、周长智、张坚和、张文华、周均联、张郁森、张伟雄、谢彩红
下设信访工作办公室，主任由黄世洪同志兼任，办公室成员：余卫雄、谢彩红、许婉嫦。
信访工作由交通集团公司信访工作领导小组负总责。信访办公室负责全部信访的综合、协调和来访的接待处理工作。属下单位要指定一名领导班子成员分管本单位信访工作，指定一名同志具体负责并全程跟踪。
二、信访的工作纪律
(一)贯彻执行党和国家的方针、政策和法律法规，遵守上级的决议、命令和各项规章制度，服从领导，廉洁勤政，秉公办事，不询私枉法，自觉抵制不正之风。
(二)树立全心全意为人民服务思想，热情接待来访群众，及时、妥善处理群众来信。要认真解决群众的合理要求;一时难以办到的，要讲明情况，耐心说服；对提出不合理的或过高要求的，要善于做好疏导工作，防止矛盾激化。
(三)坚持以事实为依据、以法律为准绳的办事原则，准确回答群众所提出的问题。信访人的申述材料必须经过调查核实，作为处理问题的事实依据。
(四)在办理信访、接访中，发现重大、紧急事项和苗头性、倾向性问题要做好详细记录，并及时报告集团公司领导和上级信访部门。
(五)做好信访的保密工作，不扩散信访中反映的情况和问题，不把揭发、控告材料转给当事人或单位。
(六)建立和完善信访档案，保证信访材料的齐全完善，便于保管、查找和利用。
(七)信访工作人员必须严格遵守有关纪律，履行职责。对违反纪律者，视情节轻重，给予批评教育或者行政处分。
三、信访的处理程序
(一)群众来信的处理
基本要求是:及时拆封，详细阅读，认真登记，准确交办，妥善处理。
i、拆封。群众直接来信的，当日来信应当日拆封，并加盖收信章。要保持信封和邮票的完整，以佐证投信时间和地址。
2、登记。对信访件要认真阅读，弄清内容，详细填写信访人、来信时间、信访人单位、联系地址以及来信事由。
3、阅批、转办。根据来信内容，呈送集团公司政工领导、总经理、董事长逐级阅批，并按“分级负责，归口办理”原则转相关单位处理。
4、催办。督促承办单位在规定期限内呈报处理结果。到期未能处理或正在处理不能回告的，要责成承办单位说明情况。
5、答复。对群众直接来信，根据调查处理情况及时给予答复。对于转送、交办的信访件，自收到之日起15日内决定是否受理并书面告知信访人和上级信访机构。对于信访事项，自受理之日起60日内办结；情况复杂的，经交通集团公司领导批准，可以适当延长办理期限，但延长限期不得超过30日，并告知信访人延期理由。
（二）群众来访的处理
基本要求是:热情接待，认真听记，恰当处理，耐心教育，维护秩序。
i、热情接待。对来访群众要坚持文明礼貌，做到热情周到。
2、来访登记。在来访登记表上填写来访人姓名、单位、电话、地址及来访时间。认真听取来访人的申诉，耐心询问有关问题，做好记录，必要时向来访人索要书面材料。并告知来访人应对反映情况的真实性负责。
3、恰当处理。对来访群众反映的问题应严格按有关政策和规定处理，尽量满足群众的正当要求。
能当即答复或解决的问题应予以答复或解决。
比较重要的、典型的问题，应及时整理，送呈集团公司领导批办。
来访群众要求合理，符合政策，应该解决而又长期未能解决的问题，可交由相关单位处理或直接查办，并督促承办单位在规定期限内及时处理。
对于集体上访或提出无理要求或要求过高的上访者，既要坚持原则，又要耐心做好说服教育工作，防止矛盾激化，并及时向集团公司领导和上级信访部门报告，争取做到早发现、早处置，将问题解决于萌芽状态。
（三）群众来电的处理
基本要求是:耐心倾听，认真登记，及时交办，妥善处理，快速反馈。
1、负责信访的同志必须跟踪所受理投诉的处理过程，直至有处理结果。
2、接听群众来电时，要详细填写来电人姓名、来电时间、来电人单位或联系地址，以及来电事由，并热情、耐心、快捷地作出解答和处理。
3、对不能直接解答和处理的问题，要详细记录投诉的内容及投诉人的联系电话，呈报集团公司领导阅批后，通知相关单位的负责人落实工作人员与投诉人联系，解答其问题，并将答复情况报集团公司信访办公室备案。
4、对于开平市政府12345服务热线的投诉或咨询问题，要迅速呈报集团公司领导阅批后，交有关部门和人员按时办结。
四、信访的归档管理
已经办结的信访事项，信访办公室要派专人及时进行归档整理，将信访原件材料、拟办意见、领导批示、调查材料、处理结果等经过整理后统一立卷归档。