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公文写作的基础知识大全

发布时间:2018-09-15 19:52:18

  公文中的语言相较于文学作品中的语言有着独有的特性,它是一种典型的应用型语言,强调通俗易懂,朴实无华。下面是小编给大家带来的公文写作的基础知识大全,希望对您有所帮助!

  第一讲 公文的种类

  正确区分公文的类别,对于正确选用文种,提高公文写作质量,加快公文运转,合理组卷,提高效率,有着极其重要的意义。根据公文的性质、特点、使用及引文关系的不同,公文的分类标准也不尽相同。根据中共中央公办厅和国务院办公厅的规定,公文分为法定党政公文和机关常用事务文书两种。

  一、法定党政公文

  (一)国务院办公厅于2000年8月24日发布的《国家行政机关公文处理办法》将行政机关的公文规定为13种:命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。

  (二)中共中央办公厅于1996年5月30日发布的《中国共产党机关公文处理条例》把党内公文规定为14种:决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。

  二、机关事务文书

  机关事务文书是指国家机关为处理日常事务而制发的文书。通常包括:计划(方案)、总结、简报、章程、办法、调研报告 、讲话稿、经验材料等。

  三、公文的分类

  (一)按性质和特点划分:报请类公文(报告、请示);指挥类公文(命令、指示、批复、决定);知照类公文(通知、通报、通告、公告、函、会议纪要);法规类文书(章程、条例、规定、办法、细则);计划总结类文书(计划、总结、调研报告、工作研究、简报)。

  (二)按行文关系划分:上行文(请示、报告等);平行文(函、通报、简报等);下行文(通知、指示、命令、批复等)。

  (三)按秘密等级划分:绝密件、机密件、秘密件。另有内部件、国内件、公开件之分。

  第二讲 公文的书面格式

  一、眉首格式

  置于公文首页横线以上的各要素统称眉首。

  (一)份数序号:用小写数字编排,置于公文左上角第一行。(仅用于绝密和机密公文)。

  (二)秘级和保密期限:秘级用3号黑体字,标注于公文右上角第一行,有保密期限的,密级和期限之间用“☆”相隔。

  (三)发文机关标识:又称文件头、版头,由“发文机关全称 文件”组成,置于眉首中央。

  (四)发文字号:由“发文机关代字 [年份] 顺序号”组成,置于发文机关标识下文中央。

  二、主体格式

  (一)公文标题:应以最准确而简要的语言高度概括公文的主要内容,并标明文种。通常有:“发文机关 事由 文种”、“关于 事由 文种”、“事由 文种”。公文标题置于横线下方中央。

  (二)主送机关:指公文的主要受理机关。如:“省工商局”、“各市(县)工商局”、“各科(室)、直属分局”等。

  (三)正文:阐述公文内容,表达行文意图,使受文者准确领会受理事项及要求。

  (四)结束语:结束语应根据文种而定,如“此报”、“此通知”、“此请示、当否,请批示”等。

  (五)、附件:是指用以说明公文正件而附加的其他公文或材料。

  (六)、落款及用印:落款包括发文机关全称和成文时间。其中,单一发文机关的,不署机关名称,只落成文时间,印章加盖于时间之上即可。用印要求是上不压正文,下不压版记,左右骑年盖月。

  三、版记格式

  (一)主题词:用最概括、精练、简明的若干词或词组有序排列组成,以便公文主题检索。如:“行风整治、通知”、“集贸市场、整治、报告”等。主题词置于公文尾页横线之上。

  (二)抄送机关:除主送机关外需要协助执行或知晓的其他机关。用“报、送、发”在尾页横线以下标明。如:“报:州工商局、县委、县政府;送:经贸局、本局领导;发:个协、消委”等。抄送机关应分列横排,下加横线。

  (三)印发机关及时间:印发机关是具体拟制、印发本公文的部门,如:“州工商局办公室”。印发时间是具体印发本公文的准确日期,如:“××××年××月××日”。印发机关和印发时间在横线下平行左、右排列。

  第三讲 公文写作的基本原理

  一、公文的主题

  主题是公文的主要思想和中心内容。在某些公文中表现为作者的主要思想和基本观点;在有些公文中又表现为主要事件或主要问题所蕴含的客观意义。公文的主题是整篇公文的核心、灵魂和统帅,它具有决定材料的取舍,支配公文的谋篇布局,制约表达手法的运用,影响公文遣词造句,彰显公文价值等诸多方面的地位和作用。公文主题的基本要求是:正确深刻、集中单一、鲜明确切。

  在提炼公文的主题时,不能将主题等同于课题、论题、标题。课题是学术论文或调研报告所研究和讨论的主要问题;论题是议论性文体所要论证的问题,是文章内容的性质和基本范围和概括反映;标题则是公文的名称、旗帜。标题的形式通常又分为主标题、副标题和小标题

  二、公文的材料

  材料是作者为某一写作目的而从公务活动领域调查、搜集,并写入公文中用以表现主题的一系列客观事实和理性观念。其中,客观事实包括时间、空间、人物、事件、原因、结果、数据等;理性观念包括理论观点、科学原理、定义概念、看法结论及格言警句等。

  (一)材料与主题的关系

  材料是提炼和形成公文主题的基础,尤如屋之砖瓦,木之根系;材料又是表现、深化主题的手段。主题必须通过材料来表现、支撑,否则将会是无根之木,无源之水;材料的取舍受主题的制约。在材料的使用上,必须根据主题的需要而定,凡是能够有力地表现主题或支持观点的材料,就必须予以高度重视,广泛采用。凡是与表现主题无关或关系不大的,应坚决舍弃,切忌牵强附会,画蛇添足。

  (二)选材要求

  一是要可靠真实。公文中使用的材料,是制订政策、表达思想、说明意见的依据。为此,选材中要认真甄别材料的真伪和可靠程度,确保绝对真实,不得虚构失真。

  二是要典型集中。要选取最具代表性和普遍性,最能揭示主题思想、最有说服力的材料,集中表现公文所主张的观点和意见。

  三是要新鲜有力。一般而论,公文所选用的材料应以新情况、新事物、新矛盾、新变化、新措施为优。但也要因文而异,新闻要求绝对的新,公文要求相对的新,而一般应用文则对新的要求不太严格。

  (三)材料的搜集

  公文材料的搜集渠道通常包括专题调查、间接搜集和日常积累。专题调查是根据主题的要求,由作者直接就某一方面的情况和问题有目的地进行调研,调研务必深入扎实、周密、细致、系统、全面,还要尊重客观事实。要善于透过现象看本质,辩证地加以分析和认识,从而得出正确结论。间接搜集是通过报刊、文件、材料等广泛获取与主题相关的信息,并加以科学整理和运用。日常积累是指作者在工作实践、公文撰写、日常学习中长期积累的信息、经验,这是材料搜集最基本的途径。

  (四)材料的加工

  在材料搜集过程中获取的信息只是一般素材,要把素材作为公文的材料使用,就必须进行加工、整理。通常要对其进行归类、筛选、排列、组合,使之能充分发挥烘托主题的作用。

  三、公文的结构

  结构是指公文的谋篇布局和组织安排。其目的是根据主题的需要,把材料有步骤、分主次地组织起来,形成一个完整、严密、连贯、有机的整体。结构的搭建必须遵循客观事物的规律性、材料组织的严密性、问题剖析的透彻性和事理叙述的逻辑性。否则,公文将会成为杂乱无序、无法通晓的材料堆积物。

  公文结构的基本要求是:格式规范、单纯平直、条款分明、布局严密。内容安排通常包括开头、主体、结尾三大部分。

  (一)开头

  开头是公文的开端部分,它是展开公文主体内容的起点,对读者理解全文起引导作用。其写法因文而异、灵活多样。主要有概述式、引述式、原由式、结论式四种。不论何种形式的开头,其写作要求都是一致的,就是要开门见山、紧扣事由、表明目的、点明主旨、阐明要义。

  (二)主体

  正文的主体部分,是公文的主要内容,是公文的核心。其特点是文字较长,不同文种在具体写法上有着不同的相对规范的格式。有的分段,有的不分段,多数采用条款式结构,要求条分缕析,条理清楚。

  公文主体结构层次的安排主要有并列式、递进式、因果式三种形式。其中,并列式的特点是对主题思想所包含的几个主要问题进行整理归类,分别叙述、说明或论述;递进式的特点是依据事理的逻辑顺序,层层推进,环环相扣,每一层次都以上一层意思为叙述、说明、论证的基础,各层之间形成步步深入,层层递进的关系;因果式结构是依照事物自身的因果关系,或从因到果,或由果溯因安排层次。上述三种结构形式中不论何种,其一般要求都是观点鲜明、叙事简洁、层次清楚、条理分明、单纯平直、朴实明快、说理有力。

  (三)结尾

  结尾是公文的终结和收束部分,是对公文内容所阐述的结果进行综合性艺术处理。它对完成主题,结束全篇,帮助读者明确主旨,加深认识,增强说服力,以确定行为方向有着重要的作用。写作中既要力求独创、新颖、别致,又要遵循相对固定的格式和共同规律。其写作方式通常有总结式、说明式、强调式、请批式、自然式等。不论何种方式,总体写作要求是首尾呼应、自然有力、惯用格式、简明易懂。

  在具体的公文写作实践中,公文结构的类型并非千篇一律,一层不变。除了如前所述的“三层式”(导语 主体 结尾)外,有的则根据公文的性质和内容采取“单层式”(只有正文或主体)或者“双层式”(导语 主体),只要能简洁、有力地阐明公文的主题,完全不必受“三层式”所限,可因文而异,各取所需。

  四、公文的表达方式

  公文的表达是把公文的观点、材料、结构等用特定的方式表达出来的技巧性过程。公文的表达方式主要有叙述、议论和说明。

  (一)叙述

  叙述是一种叙说和交待人物经历和事物发展过程的表达方式。通常包括“叙事”和“写人”两个方面,但公文以“叙事”居多。这种表达方式多用于请示、报告、简报、通报等文种。其作用主要是反映情况,交流思想,说明主题。叙述中多为第一人称,但撰写先进事迹材料等应用文,则常用第三人称。叙述的方法包括顺叙、倒叙、插叙、分叙等。其基本要求是概叙为主,贯直勿曲。

  (二)议论

  议论,就是议事论理。是作者对所述情况或事件进行的分析阐述,或剖析评论,或表明自己的观点、意见、主张、态度。公文中的议论有别于论文中的议论,公文主要是议事,论文则以说理为主。议论作为公文的表达方式,其要求则与一般的论文一样,要有论点、论据和论证三要素,论证的方法也通常为“立论”和“驳论”,常见的有例证法、引证法、分析法和对比法等。公文议论的撰写要求是据事论理、简明有力。

  (三)说明

  说明,是用简明扼要的文字,解说事件的情况、性质、特征和因果关系的一种表达方式。说明的对象既可以是具体的事实、事物,也可以是抽象的概念、事理。在公文撰写中,说明表达方式占有很大的比重,起着十分重要的作用。从说明的方法上而言,通常有定义说明、诠释说明、举例说明、数字说明、图表说明、分类说明和比较说明等,其写作要求是客观详实、扼要有序。

  五、公文的语言

  语言是思想的直接表现,是使公文的内容得以完美表达的文字符号。公文中的语言相较于文学作品中的语言有着独有的特性,它是一种典型的应用型语言,强调通俗易懂,朴实无华。在公文写作中遣词造句要力戒文过饰非、华而不实,应用技巧上要做到语体因文而异,多用专业术语;句法简洁明了,多采介宾短语。就写作实践而言,还可以适当地用一些模糊语言。公文语言的总体要求是:准确、简明、平实、得体。

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