一、通知

　　 (一)通知的概念

　　 通知是机关的常用公文，具有多种功能。

　　 通知应用广泛，不受内容制约。既可用于布置工作、传达重要指示，也可用于知照一般事项。通知具有执行性，多用于下行文。

　　 (二)通知的结构

　　 1.标题。写明发文机关名称、事由、文种。如内容简单，不以正式公文格式印发，可只写“通知”、“会议通知”、“任免通知”等。

　　 2.主送机关。

　　 3.正文。写明制发通知的根据、目的、通知事项，常以“特此通知”结尾，必要时，在结尾可再次明确主题或作必要的说明。

　　 4.制发机关与成文日期。

　　 (三)撰写要求

　　 1.主题集中。

　　 2.重点突出，措施具体。

　　 3.讲求时效。

　　 二、决定

　　 (一)决定的概念

　　 决定是具有规定性与领导指导性的公文

　　 (二)决定的结构

　　 1.标题。写明发布机关的名称、事由及支种。

　　 2.正文。一般由制发文件的依据、决定事项与执行要求三大部分组成。在文件的结尾要提出要求，发出号召或说明有关事项。

　　 3.发文机关名称及成文日期。

　　 (三)各种决定的撰写要点

　　 1.对重要事项(事件)做出安排的决定。通常用于表彰、惩处事项的处理，如机构设置、人事安排、对某一突发事件的处理等。撰写这种决定要求主题集中、重点突出、根据充分、事实准确。对事实的分析和结论应观点鲜明、分寸适当。语言要求概括、简要。

　　 2.对重大行动做出安排的决定，通常用于领导机关对于重大的政治、行政、经济活动做出安排。撰写要点，先讲清形势，说明部署的必要性、迫切性，再阐述展开行动的方针政策、原则与措施。文件结构要层次分明。语言要严谨、庄重、明确，语气肯定。

　　 3.规定重要工作原则、办法的决定，用于对重要工作做出规定性的安排。撰写一般按条项形式安排内容，要求分类准确、严密、排列有序，对适用对象、有效范围、工作办法、时限、奖惩做出具体的规定。语言要求概括准确、庄重有力。

　　 三、指示

　　 (一)指示的概念

　　 指示是上级机关制发的领导指导性公文。

　　 (二)指示的结构

　　 1.标题。一般要写明制发机关名称、内容与文种。

　　 2.主送机关。

　　 3.正文。需写明制发的根据、目的、指示事项与执行的具体要求。

　　 4.制发机关名称与成文日期。

　　 (三)撰写要求

　　 1.必须具有明确的政策依据和法律依据。

　　 2.应从实际出发，具有明确的针对性。

　　 3.指示的内容应明确具体，即工作目标明确，政策界限清楚，措施与方法具体。文字表述条理清晰，简明易懂。

　　 四、通报

　　 (一)通报的概念

　　 通报属普发性下行文，可分为表扬性通报、批评性通报、情况通报。通报有较强的时效性，主要用于反映新情况、新问题、新经验、新苗头、新趋向，强调及时快捷。

　　 (二)通报的结构

　　 1.标题。写明发文机关，表彰或批评的对象与事实性质(情况)及文种。

　　 2.主送机关。

　　 3.正文。要写明有关表彰(批评)对象的基本情况，需要表彰(或批评)的事实或需引起重视的重要情况，组织结论给予表彰(或处理)的决定，提出希望与要求。如为情况通报，还要写明对策。

　　 4.成文日期。

　　 (三)撰写的要求

　　 1.通报的内容必须具有典型性，即应选新颖的具有代表性约典型事例，选择与推动当前中心工作密切相关的重要事项或重大情况，使广大干部从中受到教育与启示或引起广泛的重视，进而对工作起到引导与促进的作用。

　　 2.通报的材料必须经过深入细致的调查和反复认真的核实，不得有半点虚假和错漏。

　　 3.撰写通报，应使用说明与叙述的表达方式，通过平实而具体的叙事与人情人理的分析，使读者心悦诚服，从而使通报达到倡导和鉴戒的作用。

　　 五、批复

　　 (一)批复的概念

　　 批复是用于答复下级机关请示事项的下行文。

　　 (二)批复的结构

　　 1.标题。写明发文机关名称、事由、文种，必要时在标题中标明“同意”或“批准”的态度。

　　 2.主送机关，一般为请示单位。

　　 3.要写明所针对的请示日期与内容(标题)，如：“你局×月×日关于××××问题的请示收悉，答复如下”，然后写批复内容，以“批复”或“特此批复”结尾。

　　 4.制发机关与成文日期。

　　 (三)撰写要求

　　 1.在批复前必须进行充分的调查研究工作。首先，应认真研究来文的内容及其背景，审核其真实准确性与必要性。其次，应查阅有关的规定与指示，以便使批复的意见符合有关的方针政策与法律法规。第三，如属业经处理过的问题，则应查阅前案处理的材料，以便对问题的处理具有连续性。第四，如请示的内容涉及有关机关(部门)的职权范围，在批复时应与有关机关(部门)对有关问题进行协商并取得一致意见，避免相互矛盾与抵触。

　　 2.批复的意见应明确、具体、可行。首先，要做到根据充分.观点明确，所提意见与方案符合实际，具有可行性。其次，文字表达应准确、简要、语气肯定，忌用模棱两可易生歧解的词语。

　　 3.批复的中心内容必须是围绕请示事项予以有针对性的答复，不应主题分散，离开请示事项发表空泛的意见。