01、写情况说明，首先要想好自己需要表达的事情，然后写标题称呼，内容一定要简洁明确想要说什么事情，将想要说明的事件经过讲清楚。

　　02、第一步在表明主题，称呼是非常重要的，称呼是谁一定要写清楚。

　　03、第二步应该直奔整体，不能拖泥带水，把自己的情况全部讲清楚，最好有时间或者关键人物。第三步就是总结第二段正文的内类，向读者解释清楚，跟着自己的思路走，也不会看了半天不清楚。

　　04、第四步也是必须有的，比如“特此说明”这个最常用。最后一步也是关键的一步，自己的落款，一定要字迹清晰，下面还要注明时间。