文秘的专业知识就是办文，办会，办事。办文就是要学会写文章，各类文种的写作，比如说：请示，批复，报告，通知，通告，意见，合同等等。办会就是要能组织和策划各种会议。办事就是有一般办公室管理知识。能很好地处理办公室的日常事务。

　　秘书的定义

　　1.秘书服务的根本对象是领导者；

　　2.秘书活动的基本方式是处理信息和事务；

　　3.秘书活动的根本性质是辅助性。

　　类别层次

　　类别

　　按秘书的从属和服务对象的角度，可分公务秘书和私人秘书两类。

　　以秘书在组织内部的工作分工来分，可以分为：行政秘书、机要秘书、生活秘书、会议秘书、文字秘书、信访秘书、公关秘书。

　　以秘书从事工作的行业特征来分，可分为法律秘书、医药秘书、教育秘书、体育秘书、军事秘书等。

　　层次

　　在秘书职位的纵向层次上分为：初级秘书、中级秘书和高级秘书。

　　包含4层含义：

　　1.体现了不同级别的秘书从低到高的不同辅助层次。

　　2.体现了不同层次秘书工作量及相应的秘书结构比例。

　　3.体现了不同层次的秘书在知识、经验和能力上的级差。

　　4.体现了不同层次的秘书人员在级别和工资待遇上的差别。

　　职业特征

　　【（一）秘书的职业特征】

　　服务的直接性和稳定性。

　　知识化和专业化。

　　年轻化和女性化。

　　【（二）秘书日益成为现代社会急需的软人才】

　　秘书是“软人才”中的代表之一。

　　秘书的职业通道很长，中国加入WTO，为秘书提供了更加无限广阔的发展空间。

　　工作性质

　　【（一）秘书的根本性质——辅助性】

　　1.辅助性是秘书部门天生的属性。

　　2.辅助性是领导工作对秘书工作的必然要求。

　　3.辅助性是由秘书部门在管理体系中的地位所决定的。

　　【（二）秘书工作的特征】

　　1.中介性

　　秘书部门的这种中介性特征一方面决定了秘书工作的"纽带"和"桥梁"的作用，另一方面也决定了秘书工作是非独立性的辅助工作。

　　2.直接性

　　秘书工作的直接性体现在：在行政组织上，在岗位设置上，在工作程序上。

　　3.全面性

　　是体现在职能辅助的全面性上。

　　是体现在过程辅助的全面性上。

　　4.服务性

　　人们把秘书工作比喻为“上管天文地理，下管鸡毛蒜皮”，把秘书工作说成“没大没小，没完没了”。

　　5.被动性

　　秘书工作的的被动性。要求秘书人员一定要不越权、不越职。

　　秘书应在辅助性被动性的工作中发挥创造性和主动性。

　　6.潜隐性

　　秘书工作的潜隐性表现在三个方面：

　　活动名义的假借性。

　　活动过程的幕后性。

　　劳动成果的潜在性。

　　7.机密性

　　对重要信息进行保密工作。