1．确定会议的规模
   1)效率
    会议的规模直接制约会议的效率。也就是说，会议人数越少，会议所花的时间就越少，会议效率就越高；反之，会议人数越多，意见越不容易集中，会议时间也越长，效率就越低。所以必须注意一点，人数越多就可能出现懒于思维者。因此，除了发布性会议和必须举行的大规模会议之外，要尽可能地控制与会人数。
   2)成本
    会议规模与会议成本两者构成正比关系，规模越大，动用的人力、物力、财力就越多，会议成本也就越高。在确定会议规模时，先要考虑清楚预计的会议成本，做到量力而行。除了考虑会议的显性成本外，还要预算一下隐性成本。
   3)效果
    会议的规模与会议的效果密切相关。有的会议保密性较强，必须严格控制与会人数和会务人员，以防会议内容的扩散。有的会议要求造成声势，扩大影响，需要达到一定的规
    模才能产生效果。需要加强注意的是，盲目追求规模定会产生不良影响和效果。
   4)场地
    一般来说，规模决定场地，但由于场地的限制，规模必然受到相应的限制。因此，决定会议规模之前应当先考察场地条件。
   2．确定会议的时间
   1)需要把握的原则
    会议的时间问题首先是一个准确把握会议召开时机的问题，具体包含3方面含义。
    时机必须成熟。如果说会议的目的是为了解决问题，那么解决这些问题的时机成熟与否，则是会议的组织者在确定会议时间时，不得不首先考虑的因素。只有当解决问题的条件充分具备，时机完全成熟时，适时召开会议，才能水到渠成，瓜熟蒂落。时机未到，条件不具备，宁可推迟会议，否则，会议的效果就得不到保证，甚至还会适得其反。
    及时召开。当问题迫切需要解决，条件也已具备，时机已经成熟时，会议应及时召开。拖而不议，则会错失良机，贻误工作。
    会议时间要合理。合适的会议时间一是指会议召开的时间富有意义，能烘托会议的主题。例如，纪念性会议放在纪念日举行最能突出其主题；庆祝性、招待性会议安排在相关节日前夕召开效果最佳。二是指会议召开的时间有利于推动工作。例如，总结工作、安排计划的会议应当在工作完成之后、计划开始之前举行；工作性例会，如党委、厂长经理办公会等，一般安排在周一或周五。三是指举行会议的具体时间应当符合人的生理和心理规律，注意劳逸结合。
   2)需要注意的问题
    会议的主要领导人、嘉宾、报告人是否能在这一时间参加会议。
    会议的各项组织和准备工作是否能够完成。
    学术性会议、招标性会议、论证会、听证会等与会者是否有足够的时间准备提交相关文件或发言材料。
    会议的具体日期一定要考虑周到，是否同与会者的民族风俗不符或有可能伤害与会者的宗教感情。由法律法规、组织章程或议事规则明确规定会期的，应当严格按规定的会期召开，非特殊情况不得提前或推迟。
   3．确定会议的长度和注意的问题
    会期的长短要依据会议的实际需要来确定。会议的实际需要一般应考虑这样几个问题。
    会议的各项议程是否能够完成。
    会议的发言是否充分，与会者能否充分表达意见。
    会议中是否会有临时动议提出，如果提出动议，大致需要花多少时间进行讨论和表决。
    是否需要留出一定的机动时间，以应不测。
    会议时间的长短除与会议的实际需要有关外，还与会议的成本和效率密切相关，一般情况下，会议的时间越简短，成本越低，效率越高。因此，在满足需要原则的前提下，适当、合理地压缩会议的时间，是降低会议成本、提高会议效率的有效手段。
   4．确定会议地点的考虑因素
    自己的办公地点可能是最自然也是最易于利用的地点，但它不一定最有助于达到会议的目的。理想的会址对绝大多数与会者来说，不仅是旅程最短的，而且也应该没有噪声和其他使人分心的因素，同时，最好能够安排在远离办公室的地方，以摆脱日常事务，达到集中注意力于会议的目的。
    选择会议地点应当考虑如下因素。
   1)与会者与会场的距离
    会议有全国性和地方性之分。一些协会组织每年都会在国内的不同地方主办会议，因为他们知道有些会员没有足够的时间或财力到其他国家参加会议。通过变换会议地点，他们每年都能吸收一些新的与会者，同时也对国内各个地区表现出了一视同仁的立场。
    也有一些会议主办者喜欢每年在同一个城市举行会议，这样就可以使与会者能够相应地安排时间和预算。
   2)与会者下榻酒店与会场间的距离
    如果选定的会议地点既有会议场所，又有客房，会议承办者就不必考虑这个问题了，但是如果会议在某个会议中心举行，这个问题就十分重要。与会者下榻酒店和会场之间交通所需的时间比实际的距离更为重要，这就需要考虑与会者在两地之间进行往返平均需要多长时间?根据与会者的具体情况和天气条件，考虑这段路程远近是否适合?是否有高效的公共交通工具?还是必须由会议提供往返交通?
   3)与会议前后旅行的关系
    会议前后的旅行通常不在会议承办者的考虑范围之内，因此，很容易在选择会议地点的时候被忽略，重要的问题在于是否要让与会者进行旅行。如果考虑这一因素，会议地点就应该临近主要火车站、机场，会前旅行应该安排得舒适合理。如果大部分与会者都要从外地到会议地点，那么相关的安排就必须在会议策划中有所体现。这样最大的优点就是与会者一般不会中途退出，通常会坚持到会议结束。最好把会议地点选择在可以让与会者直达，而不用转机的城市。有时候，中途转机是不可避免的，在这种情况下，旅程的安排就要取决于与会者的灵活程度和接受额外困难的信心。
   4)是否曾在此举办过会议
    这里所涉及的是会议承办者，如果你是外部承办者，可能再次使用从前为这个或其他主办者选择的会议地点。这样你会对该会议地点十分熟悉，甚至认识其中的一些工作人员。不过，不要对这种优势寄予过高的希望，因为在许多会议地点，工作人员的流动是很频繁的。不论内部承办者还是外部承办者，都应该清楚会议的主办者以前是否使用过这个会议地点。如果曾经用过，那么过去的经历如何?主办者对其是否满意?与会者是否就该会议地点有过任何反馈?该会议地点自该主办者上一次使用后有何变化?