1．提出议题。各单位（部门）提出的议题，分管校领导同意后填写党委常委会或校长办公会议题征集单。
   2．领导审定。秘书负责收集汇总管校领导的意见（议题、参会单位、人员等），及时草拟议题单，经学校办公室主任审核后并报校党委书记、校长审定。
   3．会议通知。秘书通知参加党委常委会、校长办公会的汇报人和列席人员。
   4．准备材料。秘书负责印发议题单及会议材料给参会校领导及学校办公室主任（注：各单位或部门需要提交会议审定的议题材料至少提前2个工作日报送学校办公室）。
   5．召开会议。各单位（部门）负责人遵照议题顺序到会汇报，参会领导审议，学校办公室主任做好记录。
   6．下发决议。需下达的学校办公室秘书根据会议记录填写会议决定通知单，经学校办公室主任审核后送达有关单位（部门）。
   7．执行决议。各有关单位（部门）须认真贯彻落实党委常委会、校长办公会决议，并将执行情况报学校办公室。
    办公楼会议室使用管理规定
    来源：学校办公室作者：学校办公室XX-12-06点击：
    为了加强对办公楼会议室的管理，提高使用效率，特制定本规定。
    第一条办公楼会议室由学校办公室统一管理、调配和使用。
    第二条会议室用于召开党委及其常委会、党委扩大会、校长办公会、党政联席会、中层干部会、全校性会议以及由校领导召集的其他会议，各单位（部门）申请召开的会议、小型报告会、硕士论文答辩会，来访客人的接待等。
    第三条各单位（部门）临时借用会议室，须向学校办公室提出书面或口头申请，由学校办公室登记、备案，协调使用。
    第四条会议室内物品为会议专用，未经允许不得随意搬动或拿走，确需借用时要到学校办公室办理相关手续，丢失或损坏要赔偿。
    第五条与会人员要爱护会议室设施、节约用电。会议结束时，应将桌椅归位、关灯、关空调、电扇、关锁门窗。